kvm-mtv.ru → Здоровье

Общепринятые сокращения слов в документах. Правила применения сокращений в юридических документах. Важность сокращений в современном русском языке

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словарем сокращений.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году );
денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн. );
текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г. ).

Примеры стандартизированных сокращений:

т. е. - то есть (после перечисления)
и т. д. - и так далее (после перечисления)
и т. п. - и тому подобное (после перечисления)
и др. - и другие (после перечисления)
и пр. - и прочие (после перечисления)
см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть сочинения)
ср. - сравни (при ссылке, например, на другую часть сочинения)
напр. - например
в. - век (при обозначении цифрами веков, годов)
вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов)
г. - год (при обозначении цифрами веков, годов)
гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов)
т. - том
тт. - томы
н. cm. - новый стиль
cm. cm. - старый стиль
н. э. - нашей эры
г. - город
обл. - область
р. - река
оз. - озеро
о. - остров
стр. - страница
акад. - академик
доц. - доцент
проф. - профессор
ж. д. - железная дорога
ж.-д.- железнодорожный
им. - имени

Примеры традиционных текстовых сокращений:

адм.-терр. - административно-территориальный
а. л. - авторский лист
б-ка - библиотека
г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении)
гос. - государственный
гос-во - государство
гр. и гр-ка - гражданка
гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане
ж. и жен. - женский
заруб. - зарубежный
изд-во - издательство
ин. и иностр. - иностранный
ин-т и инст. - институт
и. о. - исполняющий обязанности
м. и муж. - мужской
мин. - минута
мин. и миним. - минимальный
млн. - миллион
млрд. - миллиард
мм - миллиметр
просп. и пр. - проспект
р. и руб. - рубль
с. и стр. - страница
см - сантиметр
ул. - улица
Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество

Точку после сокращенного представления слова обычно ставят, если слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме, например: г. - год, но КПД .

Точка не ставится при обозначении стандартных физических величин: м, мм, кг и т. п.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий

АООТ - акционерное общество открытого типа
АОЗТ - акционерное общество закрытого типа
ОАО - открытое акционерное общество
ЗАО - закрытое акционерное общество
ООО - общество с ограниченной ответственностью
ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью
ГП - государственное предприятие
МП - муниципальное предприятие
ЧП - частное предприятие
ИЧП - индивидуальное частное предприятие
СП - совместное предприятие
НПО - научно-производственное объединение
ОО - общественное объединение

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел ;
б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей .
Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов .
Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).
С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.
Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса").
Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом.
От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения , которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).
При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на ь ; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск. , а не в виде "ка. ", "каре. ", "карель. ", но: о. Сахалин .
При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн. ", "грамм. "). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ. "), русск. язык (а не "рус. "), искусств. шелк (а не "искус. ", или "искусс. ", или "искусст. ").
Сокращенное слово должно иметь запас прочности , чтобы при расшифровке оно понималось однозначно . Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о , так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во
Сокращение должно быть понятно всем , читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС) , затем только РАГС .
Нельзя сокращать ключевые слова . Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.
Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста . Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р. , то слогом рай. , то комбинацией р-н .

По материалам: Культура устной и письменной речи делового человека:
Справочник. Практикум. - 4-е изд.-М.:Флинта:Наука,2000;
Русский орфографический словарь / Под ред. В. В. Лопатина. М., 1999.
ГОСТ 7.12-93. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила

1. Фразеология деловой речи. 3

2. Аббревиация в русском языке, причины ее появления. Правила сокращения слов в текстах служебных документов. 3

Задания. 7

Задание 1. Укажите ошибки в построении сложных предложений. Отредактируйте предложения, запишите. 7

Задание 2. Прочитайте предложения. Найдите в них грамматико-стилистические ошибки. Отредактируйте предложения и запишите. 7

Задание 3. Напишите доверенность, рапорт. 8

Список использованной литературы.. 10

Вариант № 5

Фразеология деловой речи

Фразеология деловой речи несет печать официальности. Здесь сложились наборы речевых оборотов и слов, основное назначение которых состоит в том, чтобы точно, объективно, в строгой деловой тональности и по возможности кратко обозначить стереотипные служебные ситуации, разного рода официальные церемонии, порядок их проведения, ссылки в деловом документе на тex, или иных лиц, действия, причины, указание на последующее изложение и т.д.

Например: во исполнение (приказа, распоряжения...); во избежание недоразумения; за неимением...; в целях улучшения; в части...; в связи с обнаружением; за истекший период; вышеизложенное; вышеуказанное; нижеследующее. Это так называемые канцеляризмы. Они образовались в недрах канцелярий (отсюда и название) как стандартизированные речевые средства официальных бумаг (приказов, распоряжений, отчетов, протоколов, актов, заявлений, служебных справок и т.д.).

Аббревиация в русском языке, причины ее появления. Правила сокращения слов в текстах служебных документов

Термин аббревиация употребляется в двух значениях:

1) явление, связанное с сокращенными записями речи - это графическая аббревиация, а сами записи - графические сокращения, графические аббревиатуры или просто аббревиатуры;

2) процесс, связанный с производством новых лексем, способ словообразования, в результате которого возникают (создаются) аббревиатуры различных видов, аббревиатурные лексемы, лексические сокращения, сокращенные и сложносокращенные слова. В этом случае в основу определения положен принцип, восходящий к форме и составу производной единицы.

К причинам появления сокращений наряду с направлением к созданию экспрессивных единиц или «требованием к эмоционально-стилистическому разнообразию» относится установка на экономию. Явление различного рода сокращений, ведущих только к «упрощению формальной структуры языковой единицы», часто связывают с тенденцией к экономии языковых средств, умственных усилий и совершенствованию языковой формы. Суть «экономного использования языка» заключается в обеспечении передачи максимального количества информации в единицу времени, то есть в повышении коммуникативной роли языка. С такой точки зрения именно экономное использование аббревиатур языком рассматривается как один из способов концентрирования информации в целях повышения эффективности общения. При таком подходе к вопросу главенствующее место занимает основная, то есть коммуникативная функция языка, следовательно, тенденция к повышению информативной ценности речевого сообщения является одним из важных факторов развития языка как социального явления.

Правила сокращения слов в текстах служебных документов.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1. По первым буквам полного наименования - МГУ,ИвГЭУ

2. По слоговому принципу - Минздрав, колхоз

3. Смешанным способом - ВНИИстройдормаш, Гипрохолод

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста.

При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук. Бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т.д.), может быть предназначен для очень широкого круга лиц. Необходимо заменить такое сокращение полным написанием, либо расшифровать сокращение в скобках.

2. Сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором оно должно пониматься двояко. Например, слово товарищ принято записывать как т. в середине предложения и как Тов. в начале предложения (в этом случае Т. может быть понято как инициал): передать т. Иванову; Тов. Иванову обеспечить...

3. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа.

5. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р,и р-н.

6. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слова миллиард, миллион, тысяча и т.п., рубль, копейка, если они употребляются без цифр и не в таблицах. Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

7. Нельзя заменять слова буквенными обозначениями. Неправильно: l рабочей части (следует: длина рабочей части) развертки 50 мм.

8. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.п. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

9. Недопустимо использовать математический знак «минус» перед отрицательными значениями величин; его следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Долгое время использование сокращений в русском языке считалось дурным тоном и применялось достаточно редко. Однако в последние сто лет сокращения стали неотъемлемой частью языка, активным способом словопроизводства. Особенно часто их можно встретить в деловом и научном стиле. Существует даже целая нормативная база, содержащая в себе правила сокращения слов и список общепринятых сокращений в современном русском языке.

Что такое сокращение

Сокращением в современном русском языке называют усечение слова с сохранением его первоначального смысла. Также иногда сокращением называют новое, получившееся в результате этого усечения, слово.

Сокращения в основном встречаются в справочной литературе, официальных документах, личных записях, конспектах. Их практически невозможно встретить в художественном тексте, только если автор намеренно не стилизовал его кусок под другой стиль русского языка.

Основные правила сокращений

Существует несколько главных правил сокращений слов, которые помогут не испортить текст и не запутать читателя. Самое главное: сокращения, общепринятые в том числе, стоит употреблять, только если это оправдано стилистически. Их применение в тексте художественного стиля крайне нежелательно.

Второе важное правило: сокращение должно быть понятным читателю. В русском языке общепринятые сокращения можно встретить повсеместно, поэтому любой носитель языка способен легко их расшифровать. Однако, даже если автор использует специальное сокращение, предоставляя список с подробной расшифровкой в конце текста, стоит позаботиться о простоте сокращения, чтобы читателю не приходилось постоянно возвращаться к этому списку, а он мог легко запомнить сокращение. В конце концов, главная цель усечения слов в тексте - это именно экономия времени.

Третье правило: следует избегать сокращений-омонимов, которые пишутся одинаково, но несут разный смысл. Читателю может быть сложно расшифровать такие сокращения. Их употребление все же допустимо, при условии, что из контекста четко понятно, что именно автор имеет в виду.

Четвертое правило: пусть это и может показаться сложным, стоит следить за нейтральностью формы сокращения. Неблагозвучные слова могут отвлечь читателя от содержания текста, рассмешить его, затруднить восприятие, вызвать нежелательные ассоциации.

Пятое правило: необходимо соблюдать единство сокращений, если слова и словосочетания одного типа присутствуют в тексте, то недопустимо сокращать одно и не сокращать другое. Также если речь идет о периодических изданиях, тексте в нескольких томах и так далее, то обязательно нужно следить за единообразием сокращений, недопустимо сокращать слово в одном выпуске и оставлять его нетронутым в следующем.

Шестое правило относится уже не к стилистике, а к грамматике русского языка. Сокращать слова по общепринятым правилам можно на первой букве, если речь идет об общепринятом сокращении, которое будет легко понятно читателю текста, на неначальной согласной, но ни в коем случае не на гласной.

Седьмое правило: сокращать можно слова практически любой части речи - имени существительного, имени прилагательного, глагола, числительного, наречия и так далее. Сокращение не зависит от падежа, числа, рода исходного слова. Если усеченная форма существительного принадлежит к общепринятым сокращениям, то прилагательные и причастия, образованные от того же корня, сокращаются по той же схеме.

Основные виды сокращений

Всего сокращения делятся на три основных типа. Существуют графические сокращения, инициальные и сложносокращенные. Некоторые из них также делятся на подтипы.

К тому же, в русском языке существуют так называемые высекаемые слова (когда из слова удалены некоторые буквы и слоги в середине, например, миллиард - млрд) и смешанные сокращения, сочетающие в себе сразу несколько видов. На них нет смысла останавливаться слишком подробно, так как употребляются они в современном русском языке относительно редко.

Графические сокращения

В графических сокращениях удаленные буквы или слоги заменяются графически. Например, при отсечении концовки слова принято использовать точку (английский - англ.). Если в сокращении опущена средняя часть слова, то тогда нужно использовать дефис, например: пр-во - производство. Косой чертой пользуются при сокращениях, где отсекается конечная часть словосочетания. Например: Ростов-на-Дону - Ростов н/Д.

И наконец, самый редкий и сложный вид графического сокращения, отсечение начальной части слова. Такие сокращения практически не встречаются в современном русском языке.

Инициальные сокращения

Инициальное сокращение или инициальная аббревиатура часто встречаются среди общепринятых сокращений и знакомы каждому носителю русского языка с детства. Они образуются при помощи первых букв (иногда звуков) всех слов словосочетания. При чтении такого сокращения вслух его не принято расшифровывать, произносится так же, как и пишется.

Инициальные аббревиатуры делятся на буквенные (СНГ), буквенно-звуковые (ЦСКА) и звуковые (ИТАР). Различия между ними незначительны и в основном лежат в области фонетики. Также важно различать их для успешного склонения аббревиатур, но об этом ниже.

Сложносокращенные слова

Среди сложносокращенных слов также можно встретить множество общепринятых сокращений, разъяснение которых зачастую не требуется. Образуются они при помощи сложения сокращений некоторых или всех слов словосочетания. Например: автозавод, колхоз.

Общепринятые сокращения

Также иногда сокращения делят на три типа по степени их распространенности. Самым обширным и простым для изучения типом являются общепринятые сокращения. Список таких сокращений можно встретить в специальных нормативных документах. Также это может быть профильная специальная литература.

Общепринятые сокращения слов в документах, справочной литературе, средствах массовой информации можно употреблять без специальной расшифровки. Исключением могут являться разве что издания для детей, так как они могут еще попросту не знать значения этих сокращений.

Специальные сокращения

Специальные сокращения также не нуждаются в расшифровке, однако в отличии от общепринятых сокращений и аббревиатур, они употребляются исключительно в отраслевых изданиях, справочной литературе, профессиональных документах, которые предназначены для чтения только специалистами в узкой области, которые должны отлично знать расшифровку этих сокращений.

Персональные сокращения

Персональные или индивидуальные сокращения встречаются зачастую только в одном издании, в справочной литературе авторства одного человека, в личных заметках, в конспектах. Если текст предназначен для чтения другими людьми, то автор обязан предоставить, чаще всего в конце текста, специальный список с расшифровками персональных сокращений, особенно если их количество превышает 20 и в тексте они появляются несколько раз. В противном случае, автор может предоставить расшифровку прямо в тексте, рядом в сокращением.

Главные требования к сокращениям

Существуют общепринятые требования по отношению к общепринятым сокращениям и не только. Не следует сокращать менее двух букв в конце слова (хотя в списках сокращений можно найти исключения). Также сокращения помимо гласных букв не могут заканчиваться на "ь", "ъ" или "й". Точка ставится в графических сокращениях, однако и здесь есть исключения, например, в единицах измерения она часто отсутствует. Некоторые существительные, находящиеся во множественном числе, находятся в списках общепринятых сокращений русского языка и по правилам передаются удвоением первой буквы, например: года - "гг", века - "вв".

Если сокращение происходит на двойной гласной, то она сохраняется, однако в некоторых случаях, например, на стыке морфем, это правило не работает. Кроме того, в средствах массовой информации и некоторых деловых документах это правило сегодня уже не соблюдается.

Также, согласно ГОСТу, общепринятые сокращения недопустимы в заглавиях, подзаголовках, аннотациях и авторефератах.

Главный документ, регулирующий правила образования общепринятых сокращений слов - ГОСТ 2011 года. Именно там сформулированы основные требования к усечению слов, а также представлен обширный список особых случаев, которые не поддаются существующим правилам русского языка. В основном в этом документе можно встретить географические, политические, правовые, экономические и научные термины. Составление общепринятых сокращений по ГОСТу является наиболее безопасным и правильным способом, особенно если сокращение присутствует в официальных документах.

Также можно обратиться к многочисленным словарям сокращений и аббревиатур для расшифровки незнакомых слов в тексте или для помощи в сокращении слов при написании текста. Но в первую очередь стоит полагаться на свое знание единых правил сокращений современного русского языка, дабы не возникло путаницы. Кроме того, существуют международные перечни аббревиатур, которые постоянно обновляются. К ним можно обращаться при расшифровке иностранных сокращений.

Употребление общепринятых сокращений в документах - отличный способ сэкономить время и силы сотрудников организации. Однако не стоит увлекаться, нужно следить за тем, чтобы сокращения встречались в тексте официальных документов не слишком часто.

Правила склонения

У многих людей при чтении текста с наличием аббревиатур вслух или просто в процессе говорения часто возникают проблемы с определением рода сокращения и его правильным склонением.

Если речь идет о буквенной аббревиатуре, то тут стоит в первую очередь задуматься о главном слове в словосочетании. Например в общепринятом сокращении МГУ главным словом является "университет". Соответственно, и аббревиатура будет склоняться как слово мужского рода.

Звуковая аббревиатура читается по слогам, таким образом легко определить ее тип. Здесь грамматический род слова определяется немного иначе. Если сокращение заканчивается на гласную букву, то оно склоняется по правилам мужского рода, даже если главное слово другого рода.

В иностранных аббревиатурах нужно ориентироваться на главное слово в русском переводе и отталкиваться от его грамматического рода.

Важность сокращений в современном русском языке

Общепринятые сокращения слов - важная часть современного русского языка. Их давно уже используют не только при написании текстов научного или публицистического стиля. Практически каждый человек в ежедневной жизни сталкивается с заполнением разного рода документации. Владение деловым стилем считается сегодня обязательным требованием для успешного существования в социуме. А сокращения, в свою очередь, являются крайне важной частью этих стилей русского языка.

Также сокращения и аббревиатуры часто употребляются в разговорной речи, поэтому любой носитель языка, который стремится говорить грамотно и красиво, должен знать о правилах их составления и об особых случаях, которые являются исключением из правил.

К тому же, даже если вы никогда не столкнетесь с необходимостью употреблять общепринятые сокращения по ГОСТу в документах, умение легко и быстро усекать слова так, чтобы потом написанное было понятно не только вам, но и читателю, - это отличный навык для любого человека, получающего высшее образование. Быстрое и эффективное составление конспектов - практичное и нужное умение.

Таким образом, общепринятые сокращения и аббревиатуры, так или иначе, встречаются в жизни любого носителя русского языка, поэтому не стоит пренебрегать изучением правил, связанных с ними.

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов:

1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).
2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИ уголь, районе и др.
3. Сложносокращенные слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т. д.
4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, глав почта и т. д.
5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, А ПН, напалм, лавсан и т. п.
6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т. п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты"заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т. к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т. д. (и так далее), и т. п. (и тому подобное), и п р. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т. д.

Сокращается союз "то есть" (т. е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями, как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. " Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: у л. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово «год» сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 у ч. г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово «месяц» не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте «в октябре с. г.» (сего года...), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово «утро» и «день» не должны употребляться.

Слова «час», «минута», «секунда» при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, §7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений.

Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом: а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел; б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет . Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается "цэдэса"). Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа , МИДом . От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога).

При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к. , кар. , карельск. , а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин .

При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). Как исключение: отт. (по ГОСТ 7.12-93). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст.").

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во .

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

Точка как знак сокращения ставится точка, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме. Напр.: г. - при чтении произносят год, а не гэ. Исключение - обозначения единиц физ. величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417-81, пишутся без точки на конце.

Не ставится точка: 1) в конце сокращения, если сокращенное словосочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД, а не к.п.д., т. к. читается «капэдэ»; ЭДС, а не э.д.с. (читается «эдээс»), но: а.е. (читается «астрономическая единица»); 2) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов; 3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д; 4) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); напр.: вв., гг., пп.;

Стандартизированы следующие виды сокращений:

почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);

наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);

названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);

слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн);

текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений:

т. е. - то есть (после перечисления),

и т. п. - и тому подобное (после перечисления),

и др. - и другие (после перечисления),

и пр. - и прочие (после перечисления),

напр. - например,

в. - век (при обозначении цифрами веков, годов),

вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов),

г. - год (при обозначении цифрами веков, годов),

гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов),

тт. - томы,

н. cm. - новый стиль,

cm. cm. - старый стиль,

н. э. - нашей эры,

г. - город,

обл. - область,

оз. - озеро,

о. - остров,

стр. - страница,

акад. - академик,

доц. - доцент,

проф. - профессор,

ж. д. - железная дорога,

ж.-д.- железнодорожный,

им. - имени.

Примеры традиционных текстовых сокращений:

адм.-терр. - административно-территориальный,

б-ка - библиотека,

г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении),

гос. - государственный,

гос-во - государство,

гр. и гр-ка - гражданка,

гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане,

ж. и жен. - женский,

заруб. - зарубежный,

изд-во - издательство,

ин. и иностр. - иностранный,

ин-т и инст. - институт,

и. о. - исполняющий обязанности,

м. и муж. - мужской,

мин. - минута,

мин. и миним. - минимальный,

млн (без точки!) - миллион,

млрд (без точки!) - миллиард,

мм - миллиметр,

просп. и пр. - проспект,

р. и руб. - рубль,

с. и стр. - страница,

см - сантиметр,

ул. - улица,

Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий:

АООТ - акционерное общество открытого типа,

АОЗТ - акционерное общество закрытого типа,

ОАО - открытое акционерное общество,

ЗАО - закрытое акционерное общество,

ООО - общество с ограниченной ответственностью,

ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью,

ГП - государственное предприятие,

МП - муниципальное предприятие,

ЧП - частное предприятие,

ИЧП - индивидуальное частное предприятие,

СП - совместное предприятие,

НПО - научно-производственное объединение,

ОО - общественное объединение.